Henkilötietojen käsittely Cocoi Oy:llä ja Friggesbyn koulun tapahtumissa
Matkustajatietojen käsittely majoitusliikkeessä pohjautuu lakiin, on Friggesbyn Koululla (Cocoi Oy) majoitus- ja ravitsemustoiminnasta annetun lain mukaan velvollisuus kerätä majoittujista matkustajatiedot. Näitä tietoja käsitellään, kuten laissa on määritelty, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, rikosten ennaltaehkäisemiseksi sekä tilastojen laatimiseksi. Friggesbyn koulu & Cocoi Oy ei käytä asiakkailta saamiaan matkustajatietoja markkinointiin, emmekä myy saamiamme tietoja edelleen. Tietoja luovutetaan ainoastaan viranomaiskäyttöön niitä vaadittaessa.
Asiakas voi halutessaan erikseen tilata Friggesbyn koulun tapahtumakirjeen. Cocoi Oy käyttää näitä tietoja ainoastaan tapahtumatietojen markkinointiin, ei myy saamiansa tietoja edelleen.
Kommentit
Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.
Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.
Media
Mikäli lataat tai toimitat kuvia tälle sivustolle (järjestäjät), sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on. Sinulla tulee olla oikeudet mediaan joita toimitat ja samalla annat Cocoi Oy:lle luvan käyttää mediaa tapahtuman markkinoinnissa. Cocoi Oy ei käytä kuvia muihin kuin oman tapahtumasi markkinointiin joko nettisivulla, varaussivustolla, mainoskirjeissä tai sosiaalisessa mediassa.
Evästeet
Nettisivullamme on käytössä evästeet, joiden avulla voimme seurata mm. sivuston kävijämääriä ja suosittuja sivuja. Tämä auttaa meitä kehittämään sivustoamme ja palvelemaan käyttäjiä mahdollisimman hyvin.
Mikäli ilmoittaudut johonkin koululla järjestettävään kurssille tai tapahtumaan sivustomme kautta, asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.
Muilta sivustoilta upotettu sisältö
Tämän sivuston artikkelit tai blogi voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.
Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.
Kerättävät tiedot
Kerättävät tiedot ovat (majoittujat):
- matkustajan nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus
- mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten nimet ja henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat
- majoittujan asuinosoite
- saapumispäivä ja lähtöpäivä (mikäli tiedossa)
- maa, josta Suomeen saavutaan (jos matkustajan asuinpaikka ei ole Suomi)
- matkustusasiakirjan numero (ei tarvita pohjoismaan kansalaiselta eikä Suomessa asuvalta)
- vapaaehtoinen tieto: tapahtuuko majoittuminen vapaa ajanvieton, työn, kokouksen vai myyn syyn takia
- vapaaehtoinen tieto: asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot (kuten majoittumiseen liittyvät erityistoiveet, esteettömyysasiat ja esim. ruoka-aine allergiat).
Tapahtumakirjeen tilaajista kerätyt tiedot:
Tallennamme tapahtumakirjeen omaehtoisesti tilanneiden asiakasprofiilien tiedot. Tiedot ovat etunimi, sukunimi ja keskeiset yhteystiedot.
Kuinka kauan säilytämme tietoa
Friggesbyn koulu (Cocoi Oy) säilyttää rekisteriin merkityt tiedot laissa säädetyn määräajan, jonka jälkeen ne poistetaan. Tämä koskee sekä paperisia, että digitaalisessa muodossa saatuja matkustajatietoja. Saamiamme paperisia matkustajatietoja säilytetään huolellisesti lukitussa tilassa. Ulkopuolisten pääsy digitaalisiin matkustajatietoihin on estetty salasananoin ja turvatuin datayhteyksin.
Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.
Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi
Mikäli olet rekisteröitynyt tapahtumakirjeen vastaanottajaksi , voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.
Matkustajatietojen rekisterinpitäjä ja rekisteriasioista vastaava henkilö
Cocoi Oy (2347297-5), Porkkalantie 953, Kirkkonummi, Suomi.
Carita Mattsson, cocoi(at)cocoi.fi